[專案管理] 專案排程工具--真正的角色定位是什麼

用途與思維,比工具怎麼選擇、怎麼使用重要

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在Hahow產品經理職場課的課前問答中,有許多人詢問我是不是會教「排程工具」怎麼選、怎麼使用,其實我這次沒有規劃介紹特定工具,因為我發現無論使用什麼工具,「排程的用途以及溝通對象」,還有協作時,「專案成員是否願意跟你一起使用」,才是那個工具使用起來是否成功的要素。來分享一下我使用各種專案管理工具的經歷。

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  • 更重要的是,如果之後有新人來到行銷部門,要交接我做的事情,若沒有之前的專案文件,他就必須重新摸索,犯跟我一樣的錯誤,這對公司來說是蠻大的資源浪費(或是你可能就離不開專案,無法升遷或做新的案子)。

關於協作

有人問我,有沒有「適合協作」的專案排程工具,我年少(?)時也這麼想過,而且隨著專案的scope越來越大,協作部門越來越多,甚至到了華碩接了硬體專案,我也曾用MS Project做出超精美的project timeline,然後希望和各部門一起執行這份計畫,但實際上會有幾個問題:

  • 即使對方願意看,和其他部門協作時,其實不可能給大家看同一份timeline,因為PM會對各部門抓buffer緩衝時間,例如手中的死線是6/30,但會壓RD 6/25就得做完,這緩衝當然不能被對方知道,不然會在規劃的時候直接被用掉,把時程排到6/30 XD,這樣就變成要分「內外帳」,維護兩份timeline,一個是有buffer的,一個是沒buffer拿來逼他們的 (寫完這篇我之後是不是就無法在RD面前立足了……),最後我就不再分享timeline,而是直接拿死線去push
  • 由於專案scope大,很容易有變動,一有某個項目延遲,有超多地方要更新,最後發現花最多時間是在改計畫,而不是在「控管、執行計畫」,覺得本末倒置
  • 那這份精美的專案排程,可以拿給老闆報告用嗎?老闆怎麼可能看這麼細的東西,最後還是要另外整理報告給老闆,只列出大的Milestone以及進度/風險讓他知道。
  1. 專案排程不是終點,不是排出來就結束了,重點是各項目之間的相對關係,還有某項變動之後,其他項目要如何跟著調整,並落實在執行上面。如果你還無法掌握這些項目之間的關係,那老老實實排出一個可視化的甘特圖,去觀察項目之間的關係,時時做對應的調整,可以訓練控專案的手感,也可以確保變動發生時不掉球,但如果已經在執行上可以快速調整,我真的會建議反璞歸真,不要讓做計畫、調整計畫的時間,比執行計畫的時間還要多,那就本末倒置了
  1. 專案進度控管與風險應變控管工具
  2. 溝通工具
  3. 歷史傳承工具

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財金人,科技人,行銷人,商業思維學院產品課程主理人;十餘年產品行銷與管理經驗,商業思維學院社團:https://lihi1.cc/jC9rk; 官網:https://bizthinkers.com/hi ;Mail: evonnetsai417@gmail.com

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