PM 基本功 — 接到專案後,我的第一步要做什麼?- PM三點下午茶#27

盤點現況、不要畫押,建立復盤與疊代機制

這是Evonne跟你一起PM三點下午茶的第27天,這一篇文章是針對新手產品經理的「PM基本功」系列的第二篇文章:

接到專案後,我的第一步要做什麼?

這個問題屬於商業思維學院 產品經理系列課程的 #PM基本功 #產品經理工作術問題

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還記得我當年第一天接專案,就充滿震撼--當時我要一次從三個PM手上,各接一個「做到一半」的專案,總共三個,而且是要直接面對客人,當時覺得不可置信,這新創公司是不是太隨便了?

之後習慣了也就覺得這是PM日常,客人沒這麼容易得罪,不會死的(心臟越來越大顆)

不過如果回去再想一次這件事,還是有些方法可以讓我比較快,且「較無痛」地接下這個專案,在這邊跟大家分享。

我分享的狀況是,專案「進行到一半」,可能之前老闆或業務已經跟客人談好了、計畫已經做出來了,甚至已經開始做的情況,其實蠻多新手專案經理一開始不會從頭到尾負責案子,有很多是從中間開始協助執行,或是一個大專案中切出去的小專案,今天分享地是這樣的情況怎麼處理。

第一個重點:盤點現況

如果你是從中間接手專案,需要搞清楚「整個」專案的狀況、需求以及利害關係人

從中間接手專案有個比較大的問題,就是資訊的銜接,很容易有斷點,因此搞清楚現況是必須的,這些現況包含--

  1. 客戶的狀況:如果這個專案有明確的客人,釐清這個客人跟我們的合作狀況怎麼樣、開會一般怎麼進行。

這個可以請主管或mentor帶你進去開幾次會就行了,但記得跟mentor提醒,要跟客戶釐清一下預期以及分工,讓客戶知道你只是先旁聽觀察,以免客戶直接請你協助或問你問題,只是路過打醬油的,結果不小心提早上了戰場。

如果這個專案沒有明確的客人,那可以瞭解一下用戶的需求,找一下之前訪談的文件,這一版是針對哪種客戶,目前有沒有重要客戶在等這個版本等等資訊。

2. 案子的時程與里程碑:記得這邊的時程,不只是「產品製作」的時程,如果有客戶,「客戶的時程」也要知道,如果有其他協作方,例如行銷團隊,行銷的時程也要掌握。

做為PM,你會覺得,這是我該負責的嗎?

其實,一個案子真正的「成功」,並不是做出來就好,你要以客戶的時程為時程,或是公司的整體上市時程為時程。即使其他人的時程你動不了,但「資訊」是PM的武器,當你知道其他人的規劃,在考慮專案進度上,就能有更多可靠資訊,協助你做判斷,或是做談判。

所以,這邊要釐清的是,重要的確認點是什麼,什麼時候完工進測,什麼時候交給客戶,客戶那邊還有什麼流程,對外發布的時間是什麼等等。

3. 案子的範疇:要做什麼功能,哪些是一定要做的,哪些是有機會捨棄的、哪些已經做了、哪些還沒,一樣這邊的範疇不只是產品本身,能知道更多協作者的資訊更重要。例如行銷可能11/1要做出產品landing page,10月中需要你給他產品介紹,產品即使十月底才會好,十月初其實你就要準備許多產品相關資訊了,沒有問出來,對方又以為你知道,就容易開天窗。

另外一種範疇的可能地雷,是「債」,可能是技術債,或是長久以來的客服問題,是在等這版解決的,他可能不會被列在功能清單當中,但他其實很重要。還有,產品如果既定的bug或限制,在規劃或答應客人的時候也是要小心的點。

如果是有制度的公司,可能會有些歷史文件可以去看,但我的經驗是,大部分都是殘破不堪XD 也有很多文件是停留在某個版本就沒更新了,所以會建議閱讀後,再找主管或mentor同步一下。如果你合作的RD是個好人,也建議跟他約個會議同步一下雙方的理解,依照好人的程度決定你要問到多深XD。

第二個重點:在搞清楚狀況之前,不要對客戶做任何承諾

這是一個可能的雷,就是有些客戶可能注意到雙方交接有資訊落差,就趁機要你答應一些「之前的PM已經拒絕過的事情」,甚至會跟你說,之前xxx說可以呀?要你直接去執行。

如果你又剛接一個專案,覺得要好好服務客人,建立好印象,不敢拒絕,很容易就答應下來。之後這些內容就會變成呈堂證供,就被偷渡成功了。

雖然有點暗黑,但只能自保--要答應任何事情,或是客戶提出的需求,跟第一題你確認下來的「範疇」不同時,請先緩緩,跟團隊或主管確認之後,再給客人一個確定的答案。

會因此觸怒客戶嗎?我遇過客戶當面對我說,「你怎麼這麼不專業,都不能做決定!」

我只能說--說不定是激將法,他說任他說,不要被激到了XDDD

因為是新手,還有一點特權,說聲不好意思,堅定讓客戶知道,就是因為你很重視這個專案,所以希望等資訊確認了之後再給予確定的答案,你答應的事情就會幫他做到,讓客戶可以放心。

第三個重點:和主管以及客人,先做密集的同步以及疊代

很多新手PM,剛接專案不敢問,不敢面對客人,怕被發現自己還不夠專業,一個人埋頭做事,等到做出來的東西不是客人要的,已經來不及了。

我當時剛接專案時,很幸運(不幸?)的是,客人要求每週會議同步進度而且動不動就電話打過來問狀況,奪命連環call!

每個禮拜要更新需求、進度、專案狀況、bug解的狀況,真的壓力不小,尤其我還有三個專案,輪一輪一週就沒了,不過現在看起來,反而覺得這個安排很不錯,因為這樣可以--

  1. 避免花了很多時間,做出來的東西不是客人要的:你可以在設計完成之前,就跟客戶約幾次會議確認內容。框定要討論的範圍,每週慢慢把整體設計補完,客戶有回饋就即時修改。一般因為你是菜鳥,所以一定有很多要調整的地方XD,不用挫折,這樣其實可以節省很多各方時間,而且客戶其實會很喜歡這樣的協作,因為這代表很重視他們的聲音。
  2. 快速建立和客戶的關係以及信任:每週開會一次,還每週根據客戶回饋更新計畫,熟悉感和信任感總是會建立起來的,開會前的小閒聊或問候,是PM重要的小撇步!(拿捏要靠「sense」,請參考昨天的新手PM第一集:PM 基本功 — 產品經理要有的基礎能力是什麼?-PM三點下午茶#26)
  3. 逼自己立刻處理問題:我的經驗是,在什麼都不懂,資訊過載的情況下,人反而會去找更多資訊!因為覺得自己懂的不夠多,不夠專業,才會現在卡關吧?所以反而找更多資訊淹死自己,但當你有個很近的死線在那邊,你會變得更加專注,先求活下來,什麼資訊焦慮就先別管了,之後再去讀書
  4. 跟上進度與步調:更快跟上專案進度的方法,其實是靠實際參與,做中學,然後檢討優化,因此每週疊代

如果擔心給客人的內容還有問題,可以在提供給客戶之前,先跟主管確認,跟主管也來個密集的weekly meeting。

同樣地,提給主管的東西,不必是完整版,但是預期要建立清楚,讓他知道這是草稿,哪些地方需要他的建議,這也是做事的sense呀!

不用怕主管或客戶覺得煩,煩總比爆炸好,等你對專案的掌握度高了,信任感建立起來了,再慢慢放寬疊代的時間也可以,不過如果你一開始就放很寬,出包時才在密集打火,客戶或主管很容易對你失去信任,而且會覺得,你找他們準沒好事,是個不太妙的人設。

以上三個是我建議新手PM,剛接到一個專案時應該做的事情,總結一下三個重點

  1. 搞清楚我是誰我在哪裡
  2. 不要亂畫押
  3. 先密集同步,密集疊代,再逐步放寬

你有沒有一個剛接到一個案子時,一定會做的事情呢?

也歡迎跟我們分享!

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Written by

財金人,科技人,行銷人,商業思維學院產品課程主理人;十餘年產品行銷與管理經驗,商業思維學院社團:https://lihi1.cc/jC9rk;Hahow課程:https://hahow.in/cr/iwanttobeapm ;Mail: evonnetsai417@gmail.com

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