為什麼台鐵會誤點,高鐵不會?談專案延遲的原因 — PM下午茶#29

要解決專案延遲,就不能只認為是「特定人」的問題,而是要從系統去分析

這是Evonne跟你一起PM下午茶的第29天,今天要討論的主題是:

為什麼台鐵會誤點,高鐵不會?談專案延遲的原因

這個問題屬於商業思維學院 產品經理系列課程的 #專案管理 #PM基本功 #產品經理工作術問題

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中秋連假我們去宜蘭玩,為了避免塞車,我們用火車行動,不免俗(?)地我們又遇到了火車誤點,於是我跟老公討論起了誤點的原因,正好看到新聞也報導了網友討論的誤點原因。

這些原因和我們討論的有些一樣,有些不同,我們認為這些原因,其實跟一個專案會delay的原因本質上非常類似,也是明年商業思維學院會帶大家討論的專案管理問題,因此這邊先跟大家分享。

首先我要說,我看到有一種說法:「台灣人素質低,總是要最後一刻上車」,或是「台灣就太有人情味,會特別等來不及的旅客」,你同意嗎?

我完全不認為是這種原因,如果是這樣,為什麼高鐵就不會延遲呢?而且之前我去出差時,日本的鐵路也是常常延遲,日本人不是有名的守時嗎?我認為怪罪到「特定人」身上,其實不太合理,也無法解決問題,難道專案延遲,把人換掉就有用嗎?

從商業思維學院我們學到,應該從「系統」的角度來看待問題。從火車時刻來看,調度其實是一門很深的學問,我先從我跟老公討論的幾個可能原因來切入,更重要的是,這些原因對我們管理專案有什麼啟發。

第一個原因:台鐵有多種車種,速度不同、優先順序不同,需要互等;高鐵比較單純

常常看到那種一整排車次都延遲的畫面,是因為「要等某列車通過」,因為在台鐵一條軌道上運行的,有速度快、優先順序高的自強,也有速度較慢,站站停的區間。

假設原本自強9:00進站,區間9:05進站,當自強延遲為9:10進站,區間車就必須等自強先通過,不然之後會卡住自強的位置,區間車就只能延遲為9:15進站了,此時可能又卡了其他車次,其他車次也因此要調動,就造成整排列車都延遲的狀況,而且越後面的車,延遲越多。

放到專案中的意義

放在做專案上,這給我們什麼啟示?

這本質上是「相依性」的問題!

所謂的相依性,就是你案子裡面的一些事項要開始或驗收時,都要「等」另外一些項目完成,如果這些項目又無法掌控在你手上,那delay的可能性就會大大提高。

例如產品經理要決定規格,要等採購先議價,老闆要同意價格,也要工程師這邊評估技術可行性,採購說要等工程師評估完,結果評估完之後,採購無法把價格談下來,成本老闆無法接受,到最後這些問題就會絞在一起互等,你的案子就卡在訂規格階段,動彈不得了。

因此做專案時,要盡量減少「相依性」,先跟這些人瞭解限制條件以及需要花的時間,在限制條件內盡量由你先抓出一個大家可能都會比較滿意的提案,再用這個提案和各方協調妥協,可以大幅減少中間互相等待確認的時間。

第二個原因:台鐵停靠站多、上下車人數多;高鐵停靠站較少

台鐵停靠站多,每一次的停靠,都有可能有人來不及上車而發生延遲,尤其在高峰時間,有時還會有「擠」上車的情況,這時就會花更多時間。

同時,因為台鐵停靠站多,站與站之間的時間短,所以也比較難在行車過程中補回來,所以後面的行程就一連串延遲了。高鐵停靠站少,就比較少這種狀況,而且站與站之間的距離遠,即使這個站有點延遲,在之後的車程中間也比較容易補得回來。

放到專案中的意義

這邊我不是要怪罪「人」,而是這在專案中有幾個問題

  1. 利害關係人太多
  2. 沒有足夠的緩衝時間

第一個問題其實跟相依性有點類似,如果專案中的事項常常要「等」不同人做決定,這些人做決定又需要一些思考時間,或是參考資料,那專案的不可預測性就會增加很多,而且溝通成本也會大很多。

另外,台鐵或高鐵的行駛時間,其實是一種「緩衝時間」,可以靠「行駛時加速」,來調配下一個站的到站時間,但是台鐵停靠站多,在較短的行程內,比較難補回來,可能軌道上又有其他的車種,可以調配的彈性就少很多了。

但這並不是說專案中不要設立太多的「檢查點」,只是說這個檢查點要不要通過,不要讓太多人做決定,甚至不要再讓利害關係人「加東西」。

專案上反而應該設計較多檢查點,專案成員在檢查點如果發現早期的「誤點」,就要趕緊採取行動,使用一點緩衝或是溝通,在下一個檢查點之前補回進度,而非等到已經大誤點了,這時的處理就要花掉更多時間與力氣。

第三個原因:台鐵造成意外風險的環境因素比較多;高鐵都在高架或地底

台鐵常有路段是行駛在路面上,也有人車會通過的「平交道」,這些都增加了意外風險,大的意外可能是人車闖入,小的意外可能是樹木、軌道異物、設施故障等等,每次的意外,造成的延遲就不只是幾分鐘而已。而高鐵要嘛高架,要嘛在地底,也完全沒有平交道,相對而言這些外界的干擾就會少很多。

放到專案中的意義

放到專案來看,這就是「風險因素」。

你有沒有盡量協助你的專案減少風險因素呢?常見的專案風險因素是,客人對專案的需求不清楚、客人遲遲沒有拍板簽約、你面對的客戶窗口無法做決定、負責開發的工程師要負責其他案子、之前專案有些技術債還沒解決、有些資源需要排期(例如測試機器、測試團隊),這些都是風險因素。

有些風險因素是可以是先排除的,有些風險需要設計一些「監控」的方法,像是礦坑裡的金絲雀--

在礦坑有毒氣外洩時,顏色鮮明且敏感的金絲雀會先死掉,工人就能得到預警……

金絲雀好可憐......你的專案可以不用犧牲生命,但是一定要有預警機制!

第四個原因:台鐵的上下車流程比較不順暢,旅客一多,連上車都要等候延遲一段時間;高鐵的排隊與動線安排流暢

不知道你有沒有經歷過「很難上下車的月台」?

以我常去的台中站月台為例,台中站月台我無法理解設計的想法,樓梯口正好就是上下車的地方,常常要上下車時就擠成一團,下車、上車、上樓梯的人一團亂,如果是大節日,人本來就多,加上各種行李,其實上車時間會被拖很久,就延遲了,這不是任何人的問題,但是人一多就會有問題。

另外一個問題是,台鐵停車位置不準確,因為車種多、每種車的速度和停車方法不太一樣,連車廂節數都不同,造成司機比較難準確停靠。

無法準確停靠,大家就不知道該怎麼排隊,人就散在月台上,車子到站時一窩蜂擠上去,還可能擋到下車的人,一片混亂就容易延遲。

高鐵只有一種車種,停車位置也是準的,地板上也有排隊線,你在高鐵應該很常看到大家排成一排依序上車,上車跟下車的人分流,但台鐵的風景常常是一坨人擠著要上車,和下車的人卡在一起,反而延遲了上車時間。

放到專案中的意義

在專案中的不同項目,大家是否對整體的時程與流程有正確的預期與認識?你是否預先訂好專案回報流程、測試流程、驗收流程,前置的東西是否已經準備好,時間到了大家知道自己要做什麼,也都可以順暢開始了嗎?

這一塊是很容易被忽略的,所以常常專案進程能不能往前推動,都要靠「PM提醒」,把這些流程卡在一個人身上,很容易掉球,也很容易因此延遲。但如果讓專案裡的人都有正確的預期,大家知道何時,要在什麼時候就定位,整個協作的流程就會順暢很多。

總結

想讓你的專案,跟高鐵一樣又快又好嗎?以下五點是你要思考的:

  1. 減少相依性
  2. 減少利害關係人,或是他們要做決策的點
  3. 增加緩衝
  4. 減少風險因素
  5. 建立團隊正確預期,將各階段的交付、驗收流程可以自動被觸發

你認為專案會延遲還有什麼原因和解法呢?歡迎跟我分享!

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Written by

財金人,科技人,行銷人,商業思維學院產品課程主理人;十餘年產品行銷與管理經驗,商業思維學院社團:https://lihi1.cc/jC9rk;Hahow課程:https://hahow.in/cr/iwanttobeapm ;Mail: evonnetsai417@gmail.com

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